ビジネス英文Eメール1：まずは基本から！

英文Eメールの基本 皆さんは、Eメールの本文ばかりに気を取られ、他に大事な点を見落としていませんか？もちろん、Eメールの本文が重要なのは言うまでもありませんが、案外見落としがちなのが基本中の基本である以下の４つのポイント。

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本文の書き方4ポイント:
1. 件名
2. 最初の挨拶文
3. 最後の挨拶文
4. 署名

プロフェッショナルでかつ、ネイティブが書くような英文ビジネスEメールに近づく第一歩はまずはこの4ポイントを身につけることです。それだけで貴方の英文ビジネスEメールがぐっとグレードアップすること間違いナシです！

件名には通常、おおよその文字制限があります。限られた文字数で本文の内容がすっと、イメージできる分かりやすい件名を作成しなければなりません。

文字数を減らす為に "about", "the" 等の前置詞や冠詞を避けましょう。 避ける例：About the press release-new Campaign 良い例：Press release-new campaign 急ぎのメールの場合よく使われる言葉： Urgent/Important 重要なメールが見落とされてしまうことを防ぎます。 避ける例：Delivery time 良い例：Important-change of delivery time

どんな時にどの言葉を使うの？文章のトーンやメールを相手によって、適切な挨拶文を使い分けましょう。
例えば、

相手 貴方 最初の挨拶 最後の挨拶 相手が、フルネームもしくは、名字(last name)でメールを送ってきた場合 ■よりフォーマルな表現になります 例: Dear+名字 Dear Mr. Peterson, 例: Sincerely,+フルネーム Sincerely, Tom Peterson 相手が、名前(first name)だけでメールを送ってきた場合 ■ややカジュアルな表現になります 例: Dear+名前 Dear Tom, 例: Best regards, /Regards, + 名前 Best regards, Tom

署名には必ず、 ・フルネーム
・役職
・会社名
・E-mailアドレス
・TEL/FAX
以上の点を記入しましょう。各項目にも書き方のコツがあるので、要注意。

これらの4つのポイントを盛り込んだ実際の英文ビジネスEメールを見てみましょう。 右側の正しい例の方がよりプロフェッショナルに見えませんか？

避けたい英文ビジネスメール

正しい英文ビジネスメール

Subject: Re: About the meeting schedule change on October 31st Mr. Peterson, Please change the meeting scheduled on October 31st 15:00 to November 3rd. Saitou Megumi Saito Supervisor―Sales i-osmosis Electronics

Subject: Re: Urgent-meeting schedule changed Dear Mr. Peterson, Thank you for informing me about the meeting scheduled for October 31 at 15:00 hours. Unfortunately, I will not be able to attend the meeting because I have to make an urgent business trip to Hong Kong. Would you mind rescheduling it for November 3(A) at the same time? I apologize for the sudden change. I am looking forward to hearing from you soon. Sincerely, (B) Megumi Saito John Miller jmiller@i-osmosis.com i-osmosis Hotel Tel: 1-808-624-5271 Fax: 1-808-624-5272

(A) 記号などの機種依存フォントは、使用しているメーラーによって表示の仕方が変わってしまうので使わないようにしましょう。 (B) "Sincerely yours"でも文法はあっているのですが、 この表現は手紙の方で用いられます。Eメールでは"Sincerely,"と書くのが一般的です。 件名： 長すぎても短すぎてもいけません。本文の内容を的確に伝えるようにしましょう。 最初の挨拶： 1) 名前の前には必ず“Dear”がつきます。 2) フォーマルなメールの場合、いきなり本文に入らず、“Thank you for ～“等の挨拶から始めるのがビジネスメールの基本です。 最後の挨拶： 1) 最後もいきなり終わらせずに下記のような表現を使うとずっと印象が変わります。 「お返事をお待ちにしております」＝“I am looking forward to hearing from you soon“ 2) 署名欄にフルネームが記入されていても、最後の挨拶もフルネームで書きましょう。また、最初の挨拶が“Dear+名字”で始まっていますので、“Sincerely”で終わります。 署名： E-mailアドレス TEL/FAX も忘れずに！

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