ビジネス英文Eメール2：差がつくビジネス英文メールの本文の書き方

差がつくメールの本文の書き方 皆さんは、英文Eメールの本文の書き方に十分に気をくばって英文Eメールを書いていますか？本文もたとえ、伝える内容が同じでも書き方一つでずっと違った印象を相手に与えるものです。

ベテランのネイティブ講師があなたの英文Eメールを添削。 1コース￥9,900～ 詳しくはこちら。TEL: 03-6717-4016

本文の書き方4ポイント:
1. 効果的に段落を使う
2. 情報をすべて盛り込む
3. 論理的な順番で文章を書く
4. 転換語を使う

この4ポイントに注意しながら、下記の2つの英文Eメールを比べてみてください。どちらがよりプロフェッショナルに見えますか？

避けたいビジネス英文Eメール

正しいビジネス英文Eメール

Subject: Apology and compensation for incorrect information Dear Mr. Honda, I believe you had inquired about the availability of a single room for the dates January 15 to January 18, 2006 at our hotel. The customer service representative confirmed the availability. 24 hours later she realized that she had checked the wrong database and that none of the single rooms were available. Since we have already confirmed your reservation, we would like to offer you a double room at the same price. We would like you to accept a complimentary dinner for two at our restaurant “Ming Palace.” There will be a Hawaiian dance show at the restaurant from January 10 － 20 from 8 PM. The coupons will be handed over to you when you check in on January 15 and a double room will be reserved. I hope the arrangements are satisfactory. Sincerely, John Miller John Miller jmiller@i-osmosis.com i-osmosis Hotel Tel: 1-808-624-5271 Fax: 1-808-624-5272

Subject: Apology and compensation for incorrect information Dear Mr. Honda, I am writing in response to your e-mail dated December 1, 2005. I am John Miller, the Customer service Manager at the i-osmosis Hotel. I believe you had inquired about the availability of a single room for the dates January 15 to January 18, 2006 at our hotel. The customer service representative confirmed the availability. However, 24 hours later she realized that she had checked the wrong database and that none of the single rooms were available. Since we have already confirmed your reservation, we would like to offer you a double room at the same price. Furthermore, we would like you to accept a complimentary dinner for two at our restaurant “Ming Palace.” The coupons will be handed over to you when you check in on January 15. I hope the arrangements are satisfactory.　 Please do not hesitate to contact us if you have any questions. We apologize for the inconvenience, and thank you for your understanding. Sincerely, John Miller John Miller jmiller@i-osmosis.com i-osmosis Hotel Tel: 1-808-624-5271 Fax: 1-808-624-5272

効果的に段落を使う いくつか書きたいことがある場合には、段落を分けて本文を書きましょう。 段落は : 1つの話題＝1つの段落、1つのメール＝2～3段落 あまり短いまたは長い段落を避ける 初めての相手の場合は、第一段落で自己紹介をする

情報をすべて盛り込む 忘れずに情報をすべて1つのメールに盛り込むには : 相手が必要とするであろう情報を含む 不必要な情報を入れない 同じ情報を繰り返し書くのを避ける 返信の場合：相手からの質問に返信する際には、質問にはすべて答える

論理的な順番で文章を書く どの順番に何を書けばいいの？ まずはメールの概要（何についてか）を一番初めに書きましょう 基本的には相手に情報等を与えるのが先で、自分が何か頼むはその後です メールの最後に”Please do not hesitate to contact us if you have any questions.”と入れるとより親切でプロフェッショナルな印象になります

転換語を使う 転換後を使うことによって、文章と文章につながりができ、スムーズに相手にメールを読んでもらえます。 例えば : 用途-どんな時に使うの？ 転換語 反対のことを言う However In spite of Nevertheless 情報を追加する Furthermore In addition Moreover

使える転換語はまだまだ他にもあります。是非使ってみてください 例えを言う For example For instance まとめる On the whole In conclusion Therefore 2つのことを比較する Yet On the other hand In contrast

合計119課題の中からお好きな課題を選択。スケジュールも自由に決められる英文ビジネスメールのオンライン講座。

全課題に添削と指導がついて、￥9,900～。 入会金無料 文法・語彙力もアップするスケジュール自由自在のオンライン講座。 詳しくはこちら。TEL: 03-6717-4016